In den meisten Unternehmen ist die Senkung der IT-Kosten gleichbedeutend mit großen Entscheidungen: Mit welchem Anbieter sollen wir zusammenarbeiten, welchen Supportumfang sollen wir wählen, wie viel sollen wir für Hardware ausgeben? In Wirklichkeit geht jedoch mindestens genauso viel Geld durch kleine, unbemerkte Gewohnheiten verloren, die niemand bemerkt, da sie nicht als große, einmalige Ausgabe auftreten, sondern monatlich, still und leise im Hintergrund verpuffen.
Wir haben fünf solcher Gewohnheiten zusammengestellt. Keine davon erfordert einen großen Aufwand, jede lässt sich in wenigen Stunden umsetzen, und die langfristigen Einsparungen können dennoch überraschend hoch ausfallen.
1. Zwei-Faktor-Authentifizierung überall, wo es möglich ist
Lange Zeit war es gängige Praxis, dass Passwörter in regelmäßigen Abständen, mindestens alle 60 bis 90 Tage, zwingend geändert werden mussten. Diese Empfehlung wurde jedoch inzwischen vom NIST (der weltweit maßgeblichen amerikanischen Normungsorganisation in diesem Bereich) offiziell zurückgezogen, nachdem sich herausgestellt hatte: der erzwungene Wechsel in der Praxis nicht zu stärkeren, sondern zu schwächeren Passwörtern führt, da die meisten Nutzer lediglich ein Zeichen oder eine Jahreszahl des alten Passworts ändern, was bei einem automatisierten Angriff innerhalb weniger Minuten geknackt werden kann.
Die derzeitige, tatsächlich wirksame Lösung ist die Einführung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle wichtigen Konten: E-Mail, Unternehmensverwaltungssystem, Cloud-Speicher, Online-Banking. Das bedeutet, dass ein gestohlenes oder erratenes Passwort allein nicht mehr ausreicht, um Zugriff zu erhalten – es bedarf zusätzlich eines zweiten Elements, das nur Sie besitzen (ein Code, eine Benachrichtigung, ein physischer Schlüssel). Dies ist eine der kostengünstigsten, oft sogar kostenlosen Schutzmaßnahmen, die dennoch die meisten erfolgreichen passwortbasierten Angriffe allein schon abwehrt – also genau jene Art von Vorfällen verhindert, deren Aufklärung Untersuchung und nachträgliche Kommunikation bereits echtes Geld und Zeit kosten würde.
2. Regelmäßige Überprüfung auf überflüssige Softwarelizenzen
Dies ist einer der am wenigsten auffälligen, aber dennoch teuersten Bereiche. Laut internationalen Erhebungen bleiben durchschnittlich 30 bis 50 Prozent der von Unternehmen erworbenen SaaS-Lizenzen ungenutzt oder werden nur unzureichend genutzt – das heißt, wir bezahlen dafür, aber praktisch niemand nutzt sie. Einer anderen, breit angelegten Umfrage zufolge werden fast 37 Prozent aller installierten Softwareprogramme von niemandem jemals geöffnet, was für sich genommen bereits erhebliche, jährlich wiederkehrende Kosten pro Desktop-Computer bedeutet.
In der Praxis läuft das meist so ab, dass jemand ein Abonnement für ein Projekt abschließt, das Projekt dann abgeschlossen wird, die Lizenz aber bestehen bleibt. Oder ein Kollege verlässt das Unternehmen, und sein Konto bleibt zusammen mit der dazugehörigen Lizenz einfach im System bestehen. Eine einfache Überprüfung im Halb- oder Jahresrhythmus, wer die einzelnen Softwareprogramme tatsächlich nutzt und wer nicht, senkt in vielen Unternehmen sofort und ohne zusätzliche Investitionen die monatlichen Ausgaben.
3. Automatische Updates aktivieren
Das ist vielleicht die einfachste der fünf Gewohnheiten, dennoch bleibt sie an vielen Stellen deaktiviert, weil ein Neustart „die Arbeit stört”. Allerdings handelt es sich bei der überwiegenden Mehrheit der Updates nicht um Komfortfunktionen, sondern um Sicherheitspatches. Sie schließen genau jene Sicherheitslücken, nach denen Angreifer am aktivsten suchen. Ein veraltetes System ist einer der häufigsten Angriffspunkte, und die Behebung eines solchen Vorfalls – von der verlorenen Arbeitszeit bis hin zu den Gebühren für den Notdienst – ist um ein Vielfaches teurer als ein planmäßiger Neustart, der nur wenige Minuten dauert.
4. Regelmäßig getestete Datensicherung
Die meisten Unternehmen verfügen über eine Datensicherung, aber die Frage ist, wann jemand zuletzt getestet hat, ob sich daraus tatsächlich etwas wiederherstellen lässt. Ein Backup allein ist kein Schutz, sondern nur ein Versprechen; tatsächlichen Schutz bietet erst die regelmäßige Überprüfung durch einen konkreten Test, um sicherzustellen, dass es funktioniert. Ein falsch konfiguriertes oder seit Jahren nicht überprüftes Backup verursacht meist genau dann Probleme, wenn man es am dringendsten benötigt. Nach einem Computerwechsel, einem Hardwarefehler oder einem Angriff durch einen Erpressungsvirus, wenn es keine Möglichkeit mehr gibt, die fehlenden Daten zu ersetzen.
5. Sofortige Sperrung der Zugriffsrechte ausscheidender Mitarbeiter
Wenn jemand das Unternehmen verlässt, wird die physische Zugangskarte in der Regel sofort zurückgefordert, während die digitalen Zugangsrechte überraschend oft wochen- oder monatelang offen bleiben. Dies verursacht Kosten in zweierlei Hinsicht: Zum einen stellt es ein Sicherheitsrisiko dar (ein ehemaliger Mitarbeiter, der weiterhin Zugriff auf Unternehmenssysteme hat), zum anderen ist es eine der häufigsten Ursachen für die in Punkt 2 erwähnte Lizenzverschwendung. Eine einfache „Checkliste für den Austritt”, die jedes Mal durchgegangen wird, wenn jemand das Unternehmen verlässt, behebt beide Risiken in einem einzigen Schritt.
Keine der oben genannten Gewohnheiten erfordert tiefgreifende technische Kenntnisse oder große Investitionen; bei allen geht es vielmehr um die richtige Einstellung: regelmäßig einen Blick auf jene Dinge zu werfen, die sonst „einfach so” im Hintergrund laufen. Langfristig sind es genau diese kleinen, konsequent eingehaltenen Gewohnheiten, die die größten und am leichtesten zu erzielenden Einsparungen im IT-Budget eines Unternehmens ermöglichen.
