A legtöbb cégnél az IT-költségek csökkentése egyet jelent a nagy döntésekkel: melyik szolgáltatóval dolgozzunk, milyen szintű támogatást vegyünk, mennyit költsünk hardverre. Pedig a valóságban legalább ennyi pénz szivárog el apró, észrevétlen szokásokon keresztül, amiket senki nem vesz észre, mert nem egy nagy, egyszeri kiadásként jelentkeznek, hanem havonta, csendben, a háttérben úsznak el.
Összeszedtünk öt ilyen szokást. Egyik sem igényel nagy beruházást, mindegyik pár óra alatt ellenőrizhető, a hosszú távú megtakarítás mégis meglepően komoly tud lenni.
1. Kétfaktoros hitelesítés mindenhol, ahol csak lehet
Sokáig az volt a bevett gyakorlat, hogy a jelszavakat rendszeres időközönként, legalább 60-90 naponta kötelezően le kellett cserélni. Ezt az ajánlást azonban a NIST (a témában világszerte irányadó amerikai szabványügyi szervezet) időközben hivatalosan visszavonta, miután kiderült: a kényszerített csere a gyakorlatban nem erősebb, hanem gyengébb jelszavakhoz vezet, mert a legtöbben csak egy karaktert vagy egy évszámot módosítanak a régin, ezt pedig egy automatizált feltörési kísérlet percek alatt kitalálja.
Az aktuális, ténylegesen hatékony megoldás a kétfaktoros hitelesítés (MFA) bevezetése minden fontosabb fiókon: e-mail, vállalatirányítási rendszer, felhő alapú tárhely, banki felület. Ez azt jelenti, hogy egy ellopott vagy kitalált jelszó önmagában már nem elég a bejutáshoz, kell hozzá egy második, csak nálad lévő elem is (egy kód, egy értesítés, egy fizikai kulcs). Ez az egyik legolcsóbb, gyakran ingyenes védelmi réteg, ami mégis a legtöbb sikeres jelszó alapú támadást önmagában megállítja, vagyis pontosan azt a fajta incidenst előzi meg, aminek az elhárítása, kivizsgálása és utólagos kommunikációja már valódi pénzbe és időbe kerülne.
2. Felesleges szoftverlicencek rendszeres átvizsgálása
Ez az egyik legkevésbé látványos, mégis legdrágább terület. Nemzetközi felmérések szerint a vállalatok által megvásárolt SaaS-licencek átlagosan 30–50 százaléka alulhasznált vagy teljesen kihasználatlan marad, vagyis fizetünk érte, de gyakorlatilag senki nem használja. Egy másik, széleskörű felmérés szerint az összes telepített szoftver közel 37 százalékát soha senki nem nyitja meg, ami önmagában komoly, évről évre visszatérő kiadást jelent asztali gépenként.
A gyakorlatban ez általában úgy alakul ki, hogy valaki felvesz egy előfizetést egy projekthez, aztán a projekt lezárul, de a licenc megmarad. Vagy egy kolléga kilép, és a fiókja, a hozzá tartozó licenccel együtt, egyszerűen csak ott marad a rendszerben. Egy féléves vagy éves rendszerességű, egyszerű átvilágítás, hogy ki használja ténylegesen az egyes szoftvereket, és ki nem, sok cégnél azonnal, minden plusz befektetés nélkül csökkenti a havi kiadásokat.
3. Automatikus frissítések bekapcsolása
Ez talán a legegyszerűbb az öt szokás közül, mégis rengeteg helyen kikapcsolva marad, mert „zavarja a munkát” egy-egy újraindítás. Csakhogy a frissítések túlnyomó többsége nem kényelmi funkció, hanem biztonsági javítás. Pont azokat a réseket tömi be, amiket a támadók a legaktívabban keresnek. Egy elavult rendszer az egyik leggyakoribb belépési pont, és egy ilyen incidens helyreállítása, az elveszett munkaidőtől a sürgősségi szolgáltatói díjakig, nagyságrendekkel drágább, mint a néhány perces, ütemezett újraindítás.
4. Rendszeresen tesztelt biztonsági mentés
A legtöbb cégnél van biztonsági mentés, de a kérdés az, hogy mikor próbálta ki valaki utoljára, hogy tényleg vissza is lehet állítani belőle valamit. A mentés önmagában nem védelem, csak egy ígéret; a tényleges védelmet az adja, ha rendszeresen, tényleges teszttel meggyőződünk róla, hogy az működik. Egy hibásan beállított vagy évek óta ellenőrizetlen mentés pont akkor szokott gondot okozni, ha épp szükség lenne rá. Egy gépcsere, egy hardverhiba vagy egy zsarolóvírus-támadás után, amikor már nincs mód pótolni a hiányzó adatokat.
5. A kilépő kollégák hozzáféréseinek azonnali lezárása
Amikor valaki elhagyja a céget, a fizikai belépőkártyát általában azonnal visszakérik, a digitális hozzáféréseket viszont meglepően sokszor hetekig, hónapokig nyitva hagyják. Ez két irányból is pénzbe kerül: egyrészt biztonsági kockázat (egy volt munkatárs, aki még mindig hozzáfér céges rendszerekhez), másrészt az 1. pontban említett licenc-pazarlás egyik leggyakoribb forrása. Egy egyszerű „kilépési checklist”, amit minden alkalommal végigmennek, amikor valaki távozik, mindkét kockázatot egyetlen lépésben kezeli.
Egyik fenti szokás sem igényel komoly technikai tudást vagy nagy beruházást, mindegyik inkább szemléletbeli kérdés: rendszeresen ránézni azokra a dolgokra, amik egyébként „csak úgy futnak” a háttérben. Hosszú távon pont ezek az apró, következetesen betartott szokások adják a legnagyobb, legkönnyebben elérhető megtakarítást egy cég IT-költségvetésében.
