Entweder arbeiten IT und Personalabteilung gut zusammen, oder sie gehen gemeinsam unnötige Risiken ein. Die Abwicklung des Eintritts oder Austritts eines neuen oder ausscheidenden Mitarbeiters ist heutzutage nicht mehr nur eine administrative Aufgabe der Personalabteilung, sondern auch eine wichtige technologische und sicherheitsrelevante Angelegenheit.
Warum ist die Zusammenarbeit zwischen IT und Personalwesen von entscheidender Bedeutung?
Die Zugangsvergabe und -entziehung ist stark technologieabhängig: Systeme, Zugriffsrechte, Geräte, Lizenzverwaltung, Datenschutz. Wenn die Abteilungen HR und IT nicht aufeinander abgestimmt sind, kann es leicht vorkommen, dass ausscheidende Mitarbeiter weiterhin aktive Zugangsrechte behalten oder dass Lizenzen für Mitarbeiter, die das Unternehmen bereits verlassen haben, unnötigerweise weiter bezahlt werden.
Die IT-Abteilung kann nur dann effizient und sicher arbeiten, wenn sie im Voraus weiß, wer neu hinzukommt, welche Aufgaben der neue Mitarbeiter übernehmen wird und welche Geräte und Berechtigungen er benötigt. Ohne diese Informationen beginnt der erste Arbeitstag oft hektisch, mit Ad-hoc-Lösungen und einer negativen Mitarbeitererfahrung.
Onboarding: Der erste Tag sollte nicht im Chaos versinken
Im Idealfall informiert die Personalabteilung die IT-Abteilung bereits lange vor dem Arbeitsantritt über den neuen Mitarbeiter und übermittelt dabei alle relevanten Daten: Name, Position, Organisationseinheit, direkter Vorgesetzter, Eintrittsdatum sowie erforderliche Geräte und Systeme.
So kann die IT-Abteilung die Geräte (Laptop, Monitor, Mobiltelefon, VPN, Token usw.) rechtzeitig bestellen bzw. vorbereiten – mit Standard-Image, Verschlüsselung, Updates und Sicherheitseinstellungen. Parallel dazu können die Konten (AD/IDP, E-Mail, Tools für die Zusammenarbeit, Geschäftsanwendungen) eingerichtet werden, damit der neue Mitarbeiter vom ersten Tag an produktiv arbeiten kann.
Informationen für neue Mitarbeiter: eine Grundvoraussetzung für den Betrieb des Büros
Teil des Onboardings sollte eine gemeinsame, strukturierte Einweisung durch die IT-Abteilung sein. Dabei wird dem neuen Mitarbeiter klar:
- über welche Kanäle Sie Hilfe anfordern können (Ticket-System, E-Mail, Telefon, interner Chat),
- wie die technischen Abläufe im Büro funktionieren (WLAN, Drucken, Besprechungsraumreservierung, VPN, Passwortverwaltung, grundlegende IT-Sicherheitsrichtlinien),
- welche Systeme er in seiner täglichen Arbeit wofür und wie einsetzt.
Das ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit, sondern auch der Produktivität: Ein Mitarbeiter, der bereits am ersten Tag die notwendigen Hilfsmittel und Informationen erhält, wird schneller zu einem echten Wertschöpfer und gewinnt zudem einen klareren Überblick über das Unternehmen.
Offboarding: organisierter Abschluss, kein nachträgliches Feuerlöschen
Bei einem Ausscheiden kann eine mangelhafte Zusammenarbeit zwischen IT und Personalabteilung konkrete Sicherheits- und Rechtsrisiken mit sich bringen. Daher ist ein gemeinsamer, transparenter und dokumentierter Prozess unerlässlich.
Die Personalabteilung ist dafür zuständig, der IT-Abteilung den Austritt rechtzeitig und genau mitzuteilen, einschließlich der Art und des Zeitpunkts des Ausscheidens. Auf dieser Grundlage plant die IT-Abteilung die Sperrung der Zugriffe (E-Mail, VPN, Cloud- und interne Systeme, Zugangskarten) sowie die Rücknahme und Wiederverwertung der Geräte. Darüber hinaus sorgt sie für die Sicherung und Übergabe geschäftskritischer Daten sowie für die Neuzuweisung von Zugriffsrechten.
Auf diese Weise lässt sich vermeiden, dass ehemalige Mitarbeiter weiterhin aktiven Zugriff haben oder dass wertvolle Daten auf privaten Laptops oder in privaten Speicherbereichen „hängen bleiben”.
Wer trägt was zum gemeinsamen Prozess bei?
Die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit sind klar definierte Rollen und Zuständigkeiten.
Zu den Aufgaben der Personalabteilung gehören unter anderem:
- die rechtzeitige und genaue Meldung neuer Mitarbeiter und ausscheidender Mitarbeiter an die IT-Abteilung,
- Festlegung der Rahmenbedingungen und Regeln für das Onboarding und Offboarding,
- die Koordination der Beteiligten (Führungsebene, IT, Finanzen) und die Gewährleistung einer positiven Mitarbeitererfahrung.
Zu den Aufgaben der IT gehören unter anderem:
- Darstellung der technischen Möglichkeiten (Geräteauswahl, Zugriffsebenen, Automatisierungsmöglichkeiten),
- Entwicklung einer standardisierten IT-Checkliste und eines standardisierten Prozesses für den Ein- und Austritt,
- Gewährleistung von Sicherheit und Kosteneffizienz (keine „Zombie-Konten”, keine überflüssigen Lizenzen, keine herrenlosen Daten).
Die Personalabteilung legt fest, wer wann und in welcher Funktion das Unternehmen betritt oder verlässt, während die IT-Abteilung dafür die entsprechende technische Infrastruktur und die erforderlichen Kontrollmechanismen bereitstellt. Wenn diese beiden Bereiche aufeinander abgestimmt und koordiniert zusammenarbeiten, sorgt dies nicht nur für einen reibungsloseren Tagesablauf, sondern stärkt auch die Sicherheit und Professionalität des Unternehmens.
